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笔者正对着手里的一份方案苦笑甲方爸爸是某机关单位档案室方案最后的附件赫然写着几个大字“申请国家级数字档案馆……“。这样的事屡见不鲜在初期沟通中大部分有一定规模的单位都会把自己的档案室称为档案馆比如XX市公安档案馆、XX大学档案馆、XX集团档案馆等。但从实际档案行政管理的角度出发其实数字档案室的评价指标更加适合这些单位。当然有一些独立且规模较大的专业档案馆比如城建档案馆是可以适用数字档案馆指标的。为此笔者采用思维导图对数字档案测评工作进行了梳理供大家参考 可以想见申报错误可是会走很多弯路的因为指标项和评分标准都不一样比如数字档案室评价中系统功能的分值就多了一倍毕竟指标发布要比数字档案馆晚两年信息技术在不断发展数字档案室对系统功能也会有更高的要求。 我是乙方甲方要求我通过数字档案室测评我该怎么做 首先数字档案室的测评都是由甲方单位发起申请由国家或各省档案局组织专家对甲方单位进行评价所以甲方是主体角色乙方是辅助角色。其次数字档案室的对标工作需要甲乙双方共同合作才能完成乙方公司的主要工作是建设测评指标中的场地、硬件和软件系统配合甲方处理相关数据整理台账形成汇报材料。最后档案室中通常包含各类业务档案对于业务档案的管理乙方公司肯定是不如甲方专业的在这种情况下甲方就成了你最好的老师。 总而言之整个测评过程应由项目参与各方成立专项组紧密配合、分工协作。如下图所示 遥想当年众人不分彼此在会议室中一起奋战一起熬夜一起解决困难一起欢呼庆祝。趴在桌上睡着后被清晨的鸟鸣声唤醒朦胧的阳光透过窗帘照亮了堆积如山的材料仿佛经历了一场刻骨铭心的战役随即又将踏上下一站的征途这种集各方之力共同去完成一番事业的成就感或许才是数字档案馆室测评带来的人生意义吧。 我是丙方对于协助甲方通过数字档案室测评我是专业的 数字档案室测评从试点申请到现场测评整个过程比较复杂对专业化要求比较高甲方单位由于人手紧缺等原因往往无法应付。作为丙方协助甲方通过数字档案室测评我们是专业的。可以通过对甲方档案室现状调研分析指出存在的问题可以协助甲方按照测评指标项依次进行自评可以协助甲方进行整套档案标准规范的编制可以协助甲方进行测评台账的梳理和准备可以提供专业化的业务培训等等。 经验分享
以下是团队小伙伴们在各行业数字档案室建设中的经验分享供读者参考 陈工 应该说不愧是部委级的单位……XXXX部无论是信息部门还是档案管理部门都非常的专业和敬业所有材料基本都不需要我们插手。作为国家第一批示范数字档案室的建设单位当时大家都算摸着石头过河尤其是由于大部制改革遇到了多个全宗合并的问题在档案如何管理与利用上进行了很多调整。好在近水楼台先得月能经常与国家档案局的专家沟通设计方案最后项目组设计的电子档案管理流程也得到了国家档案局专家组的认可。 林工 XX市公安局档案馆室整体上来说更像是档案室与档案馆业务的结合体跨网段、全流程、多种业务档案、档案数据类型更丰富、系统复杂程度更高。在金盾网内要实现全市各区局和派出所的三级联动所以需要注意数据量和并发量都比一般的综合档案馆要更大。此外局内业务系统较多需要充分考虑档案系统和业务系统的接口问题如何不通过互联网仅在内部网络实现移动端的档案利用也是一个需要注意的技术问题。 唐工
通过某省级消防总队档案室的建设发现自改革转制以来当地许多消防机关档案管理部门尚未建设档案管理相关的信息系统。此外消防机关组织架构庞大各消防总队、支队、大队、中队办公地点不集中再加上消防机关的业务档案种类较多在档案收集、管理、利用方面存在很大考验。所以可能该行业的数字档案室首先应解决从无到有的问题通过软件实现档案全生命周期管理帮助消防机关全面实现档案电子化管理。当然为了充分体现档案信息化建设的价值在合适的时机开发一个消防档案大数据平台也是很有必要的有利于后续项目持续得到领导的认可和支持。 叶工 XX集团与大多传统行业大型集团公司相似缺少较完整的信息化顶层设计即使安装部署了档案系统与其他业务系统也缺少互联互通的高效手段。我们首先规划了集团整体的信息化技术架构建立统一的技术体系和档案标准数据交互格式。同时协助档案老师梳理分类方案、归档范围和保管期限表制定归档流程基于电子档案行业标准成功实现了电子档案单套制管理的试点。特别值得一提的是该项目在架构设计时采用当前较为先进的云原生架构并且在大数据平台的基础上实现了部分智能化应用。 如前文所述数字档案室建设与评价工作起步较早到现在已有七年左右的时间在此期间技术和标准都已更新迭代所以即使是已经通过测评的单位放到现在也有很多还需要优化改进的地方尤其是这两年对于企业数字档案馆室的要求更为细致。考虑到篇幅问题更多细节将在直播间与大家分享欢迎大家收看“数字罗塞塔计划“公众号本周六下午2点的数字档案室测评专题直播。
