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【PMBOK的描述】
采购文件用于征求潜在卖方的建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语。如果主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方，通常就使用诸如建议书的术语。不同类型的采购文件有不同的常用名称， 可能包括信息邀请书（RFI）、投标邀标书（IFB）、建议邀请书（RFP）、报价邀请书（RFQ） 投标通知、判邀请书以及卖方初始应答邀请书。具体的采购术语可能因行业或采购地点而异。
【信息邀请书】
REQUEST FOR INFORMATION (RFI) 信息邀请书
A solicitation document used to obtain general information about products, services, or supplier It is an information request, not binding on either the supplier or the purchaser, and is often used prior to specific requisitions for items. 一个用来取得产品，服务，或供应商一般资讯的请求文 件。这是一个资讯的要求，并不能成为对供应商或采购的约束，通常使用在请购之前。
【建议邀请书】
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) 建议邀请书 A solicitation document used to obtain offers to be used either in a firm–bid purchasing process or in a negotiated purchasing process, as stipulated in the request. 用于稳固报价采购流程，或议 价采购流程中，依要求之明文规定，为取得报价的请求文件。 建议邀请书(Request for Proposal，RFP)用于采购方要求供应商提供问题的解决方案的建议它允许采购人员在没有发现最佳资源之前，还没有决定向谁采购时，可以去广泛地搜集供应商信息并进行谈判。 使用 RFP方法时需要注意以下几点。
首先，即使向某一个供应商提供信息，也必须把这些信息提供给所有其他的供应商；如果允许某个供应商修改方案，也必须将这个机会留给所有的供应商，允许他们也修改方案。 采购方可以就建议中任何不清楚的问题同某一个或所有的供应商进行协商，谈判。
采购方应该考虑对供应商为此方案所付出的时间和建议进行付费补偿，以防止某个供应商给出了比较好的解决方案，而另一个供应商却以低于第一个供应商的价格进行投标。
【报价邀请书】
REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) 报价邀请书 In the private sector, the RFQ usually is considered to be the same as the RFP. In some organizations, however, an RFQ is used to obtain approximate information for planning purposes in such cases, this fact should be clearly stated in the request. In federal government purchasing, the RFQ is used only for the purpose of obtaining planning information.
在民营企业中，RFQ 通常被认为与 RFP相同，但在某些组织中，RFQ 则被用于取得为计划 目的之约略资讯，此时在要求中需明确说明。
在政府采购中，RFQ 只被用于计划资讯的取得
一般使用顺序：都使用在采购规划阶段
RFI：征求供应商意见，以使需求明确化，如果需求很明确，则用 RFP，征求供应商的建议书（Proposal）,招标或要求供应商报价前，使用RFQ，以作为招标底价及比价的参考（前提是给所有供应商的报价格式都一样的，如果不一 样，则无法比较，也失去了意义），在这些过程中，能够降低需求不明确及预算不精确的风险（这个风险确实存在的哦，你看哪个项目到最后不是超标的？就好比装修房间，最后的花费肯定比预算要多出20%属于正常。
投标邀请书(Invitation for Bid，IFB)为所有供应商报价提供他们最佳方案的平等的机会。因 为招标流程会约束了采购方和供应方，IFB只有在满足以下条件时才可以使用：已经清楚地 定义了规范书和工作说明书（Statement Of Work）；采购金额足够大；法规或企业规程条 例强制的要求；其他方法不适合。因为正式的招标流程对采购方和供应方来说都是花费比较高的，所以当其他方法可以提供必要的信息时，就不应该使用 IFB方法。