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执行复杂的日常事务所设计的内部程序
内容 所谓SOP#xff0c;是 Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写 #xff0c;即标准作业程序#xff0c;指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来#xff0c;用于指导和规范日常的工作。…标准作业程序
执行复杂的日常事务所设计的内部程序
内容 所谓SOP是 Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写 即标准作业程序指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来用于指导和规范日常的工作。SOP的精髓是将细节进行量化通俗来讲SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。实际执行过程中sop核心是符合本企业并可执行不流于形式。
特征
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从对SOP的上述基本界定来看SOP具有以下一些内在的特征
SOP是一种程序
SOP是对一个过程的描述不是一个结果的描述。同时SOP又不是制度也不是表单是流程下面某个程序中关键控制点如何来规范的程序。
SOP是一种作业程序
SOP是一种操作层面的程序是实实在在的具体可操作的不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准SOP是属于三阶文件即作业性文件。
SOP是一种标准的作业程序
所谓标准在这里有最优化的概念即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些所谓的标准就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。
SOP是一个体系
SOP不是单个的是一个体系.虽然我们可以单独地定义每一个SOP但真正从企业管理来看SOP不可能只是单个的必然是一个整体和体系也是企业不可或缺的。余世维在他的讲座中也特别提到一个公司要有两本书一本书是红皮书是公司的策略即作战指导纲领另一本书是蓝皮书即SOP标准作业程序而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。 格式
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包括负责者、制定者、审定者、批准者。
每页SOP页眉处注明“标准操作规程”字样
制定SOP单位全称 反映该份SOP属性的编码、总页数、所在页码 准确反映该项目SOP业务的具体题目 反映该项SOP主题的关键词以利计算机检索 简述该份SOP的目的、背景知识和原理等 主体内容具体内容简单明确可操作性强以能使具备专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则 列出制定该份SOP的主要参考文献 每份SOP的脚注处有负责者、制定者、审定者、批准者的签名和签署日期 标明该份SOP的生效日期。 执行步骤
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做SOP的方式根据不同的管理模式和管理方式会有一定的区别。从国瑞公司的实际情况来看我们大体上可以按以下几个步骤来进行
1.先做流程和程序
按照公司对SOP的分类各相关职能部门应首先将相应的主流程图做出来然后根据主流程图做出相应的子流程图并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中确定有哪些控制点哪些控制点应当需要做SOP哪些控制点不需要做SOP哪些控制点是可以合起来做一个SOP的包括每一个分类都应当考虑清楚并制定出来。
2.确定工作的执行步骤
确定每一个需要做SOP的工作的执行步骤。对于在程序中确定需要做SOP的控制点应先将相应的执行步骤列出来。执行步骤的划分应有统一的标准如按时间的先后顺序来划分。如果对执行步骤没有把握要及时和更专业的人员去交流和沟通先把这些障碍扫除掉。
3.制定SOP
套用公司模板制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下可以着手编写SOP了。按照公司的模板在编写SOP时不要改动模板上的设置对于一些SOP可能除了一些文字描述外还可以增加一些图片或其他图例目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。
4.用心去做
用心去做才能把SOP做好。由于编写SOP本身是一个比较繁杂的工作往往很容易让人产生枯燥感觉但SOP这项工作对于公司来说又非常重要公司在这方面也准备进行必要的投放特别是从时间用2到3年的时间来保证因此我们必然用心去做否则不会取得真正好的效果甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说“认真做事只能把事情做对用心做事才能把事情做好”并用这句话和大家共勉。 案例分析
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案例一SOP在物流配送中心中实施应注意的问题
不同模式的配送中心作业内容有所不同一般来说配送中心执行如下作业流程进货、进货验收、入库储存、拣选或分拣流通加工、包装、出货检查、装车配送等。这些环节很多需要手工操作或手工辅助操作所以可以借助于SOP的方法分析各个环节的作业内容、优化作业程序、形成标准操作规程。由于各个物流配送中心的作业流程和工作方法有所差异具体的SOP制定要根据各自作业的特点进行。
物流配送中心应注意的问题
在物流配送中心中应用SOP时应注意的问题
1.流程改进优先
在制定作业的SOP之前要对整个系统流程进行分析和优化如果系统流程过于繁琐导致了很多浪费的程序那么对浪费的程序也制定SOP对提高配送中心的效率意义就不大了。例如要通过信息管理系统的优化防止对产品信息的重复录入作业。或者优化拣选路径防止多余的搬运作业。
2.系统的思考
在对各个程序制定SOP的时候还要注意该环节在系统流程中的地位。根据水桶理论单个环节的最优不代表整体的最优所以对配送中心的系列程序环节要从一个系统的角度制定各个环节的改进目标实现系统的平衡。同时SOP的制定并不是一劳永逸要随着操作内容的改变、工具设备的改变管理方法的改变而改变也就是注意系统的动态变化及时根据系统需求进行调整。
3.考虑设备工具的使用
对每个作业制定SOP的时候要从人因工程的角度考虑能否借助一些简单低成本的辅助工具来实现更高的作业效率。例如对于繁重的搬运作业应该根据不同的物品特性设计一些低成本的搬运设备或搬运辅助工具从而提高搬运的效率。
4.注重分拣作业的优化
分拣作业主要是根据分拣单的要求从仓库中选取产品然后将产品搬运到指定的地点完成拣选或者批量拣选后再由后续的人员或者设备进行分拣作业。有调查表明分拣作业占物流配送中心运营时间的30%40%搬运量的90%成本的40%所以分拣作业的效率提高对于整个运营的效率提高有极其重要的意义。在进行分拣作业的SOP制定的时候可以参考”六不原则”。即不让等、不让碰、不让动、不让想、不让找、不让写。
5.工业工程人员的参加
SOP是一个科学的方法集成了工作研究、质量管理、人因工程等工业工程的思想和方法所以制定SOP的人员应该是一个具有工业工程背景知识的人员从而帮助企业编制更有效地SOP文件。
物流配送中心应用SOP的意义
配送中心的各个环节的作业虽然简单不需要工人有较高的技术水平但是由于配送中心的工作量大作业频繁以一个工人一个工作日处理一万件产品为例。借助于科学的SOP的制定一个动作的节省一天就好似一万次如此下来一个月、一年、整个物流配送中心的节省就非常客观了。SOP在物流配送中心应用的意义具体表现在
1.提高物流配送中心的运行效率
SOP是实践操作中不断进行总结优化和完善的产物在这一过程中积累例如系统的科学分析和许多人的共同智慧因此能显著的提高工作的效率。通过每个工作的效率的提高必然会提高整体的运行效率。
2.为物流配送中心的作业提供统一指导
如果企业在操作上没有一个统一的作业规定就导致不同时段不同操作人员的作业方式不一样从而影响了整体的运作效率和运作质量。由于物流企业的许多岗位的人员经常发生变动优秀的工人走掉后会将一些好的作业方式也带走新聘用的工人就要从头摸索更好的作业方式这就浪费了很多时间和精力。所以物流配送中心的SOP的建立和实行可以持续优化的流程和作业。同时也可以为新聘用的工人提供作业培训的指导。
3.保证物流配送中心的运行质量
如果每个工人按照各自的方式进行作业。在出现问题的时候就很难确定究竟是哪个工人在哪个环节的问题。二SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化作业每位员工按照SOP的相关规定来进行作业就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题并加以改进从而保证整个配送中心的运行质量
4.降低物流配送中心的运营成本
由于SOP的作业优化实现运营销量提高和质量保证从而可以使物流配送中心在降低人员雇佣数量将少质量保证成本和较少硬件投入成本方面得到很大的改进从而降低物流配送中心的整体运营成本保证物流配送中心的竞争优势。
SOP的制定对于企业来说是个庞大的工作内容在制定初期会有较大的投入但是SOP实施能给企业带来的效益是巨大的。所以作为作业密集对成本控制有极高的要求的物流企业应该结合企业实际情况及早的制定SOP为企业作业流程优化做一次大的改革并在日后的运行不断改进实现更高的效率和更低的成本从而获取竞争优势。
